Die E-Mail ist heutzutage das Kommunikationsmedium für den Informationsaustausch zwischen Unternehmenspartnern. E-Mails sind einfach und praktisch. Schnell geschrieben und innerhalb von Sekunden weltweit versendet, haben sie den traditionellen Business-Briefverkehr fast vollständig ersetzt. Selbst unternehmenskritische Vorgänge, wie etwa das Versenden von Angeboten, Rechnungen, Mahnungen und anderen rechtsrelevanten Dokumenten, werden per E-Mail abgewickelt.
Doch der Umgang mit der auf den ersten Blick so profan wirkenden E-Mail stellt für Unternehmen eine immer größere Herausforderung dar. Die ständig steigenden Mengen von E-Mails und deren Anhänge lassen Postfächer überlaufen, dazu private E-Mails und Spam – all das stellt eine oft nur noch schwer zu organisierende Datenflut dar.
Doch Vorsicht:
E-Mails sind keine "wertlosen" Dokumente, die man nach dem Lesen ohne weiteres verändern, verschieben oder gar löschen kann. Es ist notwendig, den E-Mail-Verkehr fachlich zu organisieren sowie archivierungspflichtige E-Mail-Vorgänge regelkonform zu speichern.
Die korrekte Behandlung von E-Mails ist komplex, denn:
- E-Mails enthalten wichtige geschäftliche Informationen und transportieren somit Unternehmenswissen, was für die Wirtschaftlichkeit von hoher Bedeutung sein kann
- E-Mails dokumentieren Arbeitsabläufe und geschäftliche Vorgänge, deswegen gelten rechtliche Regeln zur Archivierung und Langzeitaufbewahrung (Compliance)
- E-Mails enthalten auch immer persönliche Inhalte über Ihre Absender und Empfänger oder Dritte, diese Daten obliegen dem Datenschutz und dem Postgeheimnis
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