Während die Informationen bei einem Dateisystem aus jedem beliebigen Anwendungsprogramm heraus direkt abgespeichert und auch wieder abgerufen werden können, erfolgt der Zugriff auf Dokumente bei einem herkömmlichen DMS nur, wenn das DMS vorher gestartet worden ist. Die Verwaltung der Dokumente erfolgt also nicht über das Dateisystem, sondern über ein eigenes DMS-Programm. Damit sich das DMS-Programm mit den einzelnen Anwendungsprogrammen verständigen kann, sind diese zuvor durch individuelle Programmierung an das DMS gekoppelt worden.
Bei einem solchen programmtechnisch verknüpften DMS ergeben sich sowohl technische als auch wirtschaftliche Nachteile.
Die logische Konsequenz aus den Nachteilen eines Dateisystems und den Nachteilen eines programmtechnisch verknüpften DMS ist, das Dateisystem zu ergänzen: Bei der zweiten DMS-Art wird die bekannte Datei-Management Funktionalität des Betriebssystems um die DMS-Funktionalität erweitert. Durch Einsatz eines speziellen Dateisystemtreibers, der sich gegenüber Windows exakt wie ein normales Dateisystem verhält, jedoch logisch auf ein DMS aufsetzt, werden die Dokumenten-Management-Funktionalitäten ins Betriebssystem integriert.
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