ARTEC EMA E-Mail Archive Appliance
Mit EMA von ARTEC bieten wir Ihnen eine intelligente Lösung für die automatisierte Protektion und Archivierung, die Langzeitaufbewahrung und das schnelle und einfache Wiederherstellen von E-Mails und Dokumenten. Sowohl in Kleinbetrieben als auch in mittelständischen Unternehmen – die EMA E-Mail Archive Appliance überzeugt durch einfache Bedienung und intelligente Verwaltung:
 
E-Mail-Archivierung mit EMA – einfache Implementierung
Diagramm zum Transparenz-Modus

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Flash Animation auf das Bild. 		  Innerhalb weniger Minuten kann EMA in jede bestehende IT- und E-Mail-Infrastruktur integriert werden und ist nach erfolgreicher Installation sofort betriebsbereit. EMA funktioniert dabei unabhängig von vorhandenen Hardwarekomponenten und verwendeten Betriebssystemen.
Jede ein- und ausgehende E-Mail wird fortan von EMA automatisch digital verschlüsselt und signiert im Archiv abgelegt. Archivierte E-Mails lassen sich mit nur einem Mausklick sofort wiederherstellen. Über ein Web-Interface können alle Funktionen mit einem herkömmlichen Browser individuell konfiguriert werden.
Mit Hilfe des kostenlosen Online-Server-Management-Dienstes ANA Automated Network Administrator werden administrative Aufgaben auf ein Minimum reduziert. Einmal konfiguriert und im Netzwerk integriert, übernimmt EMA selbstständig alle Aufgaben, die zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften (GDPdU, Sarbanes-Oxley, Basel II) und wirtschaftlich relevanten Anforderungen zum Datenschutz, zur Aufbewahrung und zur Langzeit-Archivierung von E-Mails notwendig sind. 		  Diagramm zum Mailserver-Modus

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E-Mail-Archivierung mit EMA – professionelle Features
Diagramm zum Sicherheitskonzept

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Flash Animation auf das Bild. 		  Das regelkonforme Archivieren von E-Mails stellt besondere Anforderungen, die mit konventionellen Archivierungsverfahren (Backup auf Fileserver, Datencenter, DVD etc.) nicht erfüllt werden. Von EMA wird das Einhalten zweier besonderer Kriterien durch die Verwendung innovativer Technologien gewährleistet:
Durch den Einsatz eines einzigartigen Verschlüsselungskonzepts gewährleistet EMA, dass die automatisch von jedem E-Mail-Konto erstellten Archive immer nur von ihren Besitzern eingesehen und wiederhergestellt werden können.
Zusätzlich zur gesetzlich und wirtschaftlich konformen E-Mail-Archivierung wird von EMA jede E-Mail – mit Hilfe von ANA Automated Network Administrator – mit einer digitalen Signatur versehen.
Die digitale Signatur dient als Nachweis über Authentizität des Inhalts der archivierten E-Mail (inkl. aller Anhänge) und ist gleichzeitig Garantie, dass archivierte Daten nicht verändert oder manipuliert wurden.
Diagramm zur digitalen Signatur   Bitte klicken Sie für eine
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Print to Archive – die andere Dokumenten-Archivierung
Diagramm zu Print to Archive

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Flash Animation auf das Bild. 		  Print to Archive erweitert EMA zum Komplettarchiv für alle elektronischen Dokumente und erlaubt es Anwendern, alle oder ausgewählte Daten während des Druckvorgangs komfortabel und sicher digital zu archivieren. Um EMA via Print to Archive als Dokumenten-Archiv zu nutzen, bestimmt der Administrator über das EMA-Benutzerinterface lediglich einen oder mehrere seiner vorhandenen Drucker als "Archivdrucker". Zusätzliche Änderungen an vorhandener Software- oder Hardware sind nicht notwendig. Ein Druckvorgang bleibt danach im herkömmlichen Sinne bestehen – das Dokument wird wie gehabt auf Papier ausgedruckt, darüber hinaus jedoch automatisch digitalisiert und im EMA-Archiv abgelegt. Eine gewöhnliche Papierablage wird somit überflüssig.
Im Gegensatz zu arbeits- und kostenintensiven Dokumenten-Archivierungslösungen, die Bedienungs-Know-How und ein komplexes Ablagesystem erfordern und oft die gewöhnliche Papierablage nachbilden, wird bei Print to Archive einfach und zeitsparend archiviert. Frei nach dem Motto "ungeordnet archivieren, einfach suchen, geordnet finden" werden die Dokumente im Archiv abgelegt – schnell, einfach und ohne dass der Anwender zusätzliche Sortierungen oder weitere Arbeitschritte vornehmen muss. Mit Hilfe der umfangreichen EMA-Volltextsuche, die durch professionelle und einfache Handhabung besticht, kann der Benutzer ein archiviertes Dokument jederzeit komfortabel suchen, finden und mit einem Mausklick wiederherstellen.
Genau wie bei der E-Mail-Archivierung werden bei Print to Archive sämtliche Daten von EMA verschlüsselt und mit einer digitalen Signatur für unveränderbare Inhalte sowie einem digitalen Zeit- und Datumsstempel versehen, wodurch jederzeit maximale Sicherheit für archivierte Daten gewährleistet ist. Print to Archive stellt dem Anwender einen eindeutigen Nachweis über die Echtheit seiner Daten und ein gesetzeskonformes Dokumenten-Archiv zur Verfügung, ohne die sonst üblichen langwierigen Arbeitsschritte, die bei der herkömmlichen Organisation eines Papier- oder Dokumenten-Archivs anfallen.
 
Entlastung von Server und Client
Mit EMA ist die einfache Integration in bestehende IT-Infrastrukturen, Unterstützung von LDAP, Active Directory sowie Mailserver-Umgebungen ohne aufwändige zusätzliche Software-, Hardware- oder Systeminstallationen möglich.
Jede im Archivsystem von EMA gespeicherte E-Mail kann auf dem Mailserver oder Clientrechner gelöscht werden, was das bestehende E-Mail-System deutlich entlastet. Ein intelligentes Ablageverfahren im Archivsystem verhindert darüber hinaus, dass redundante Daten mehrfach im Archiv gespeichert werden, was zusätzlich Speicherplatz einspart.
Die sichere Wiederherstellung als auch die Migration von archivierten Daten auf unterschiedliche Speichermedien (z.B. von Festplatte auf optische Langzeitspeichermedien) vereinfacht die Verwaltung des E-Mail-Archivs bei der Langzeit-Archivierung. Der neue, optional erhältliche "E-Mail-Importer" ermöglicht die einfache Übernahme vorhandener E-Mail-Datenbestände in das E-Mail-Archiv.
 
Erweiterter Schutz durch das 4-Augen-Prinzip
Bei der gesetzeskonformen E-Mail- und Dokumenten-Archivierung muss ein Unternehmen zum einen den Pflichten zur Aufbewahrung von handels- und steuerlich relevanter Informationen nachkommen, auf der anderen Seite darf es bei den dafür gewählten Maßnahmen den Datenschutz und die Privatsphäre seiner Mitarbeiter nicht verletzen.
Werden in einem Unternehmen private E-Mails erlaubt oder geduldet, ist die Überwachung der E-Mail-Kommunikation ohne die Zustimmung oder das Beisein der Mitarbeiter oder deren Vertretung als Betriebs- oder Personalrat unzulässig. Interner Schutz ist da notwendig, wo eine Person auf die E-Mails anderer im Unternehmen beschäftigter Mitarbeiter zugreifen kann. In einer unternehmensinternen IT-Umgebung ist diese Person gewöhnlich der Administrator, der, mit erweiterten Rechten ausgestattet, einen effektiven IT-Betrieb gewährleistet, aufgrund seiner privilegierten Rechte aber auch den Datenschutz und die Privatsphäre der Mitarbeiter im Unternehmen verletzen kann.
Diagramm zum 4-Augen-Prinzip

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Flash Animation auf das Bild. 		  Damit der Schutz des Archivs nicht alleine im Bereich des Administrators oder einzelner Benutzer liegt, wurde bei EMA ein 4-Augen-Prinzip eingeführt, das die Appliance neben den schon vorhandenen Schutzmechanismen der Verschlüsselung, Signatur und dem Protokollieren in Logfiles um die Möglichkeit der individuellen Vergabe und Verwaltung von Administratorenrechten erweitert. Die Verantwortung bei kritischen Vorgängen am E-Mail und Dokumenten-Archiv kann so auf mehrere Schultern verteilt werden.
Mit Hilfe des 4-Augen-Prinzips kann das Unternehmen bei der Konfiguration von EMA festlegen, welche Operationen nicht von einer Person allein ausgeführt werden dürfen.
Dazu werden in einer Art Rollenverteilung die Benutzer in 2 Gruppen eingeteilt und mit verschiedenen Rechten ausgestattet – nur im Zusammenspiel der unterschiedlichen Gruppen-Instanzen (oder deren Vertreter) können bestimmte Funktionen wieder frei geschaltet und ausgeführt werden. 		  Diagramm zum 4-Augen-Prinzip
Einmal konfiguriert, können so kritische Aktionen am Archiv, die den Datenschutz betreffen oder zeit- und speicherintensive Vorgänge auslösen, wie beispielsweise das Einsehen, Wiederherstellen, Exportieren oder Löschen von E-Mails und Dokumenten, in Zukunft nur durch Beteiligung von zwei berechtigten Gruppen-Instanzen vorgenommen werden.
Die Möglichkeiten des 4-Augen-Prinzips gewährleisten maximalen Schutz für das E-Mail-und Dokumenten-Archiv, minimieren das Risiko von Bedienungsfehlern und sorgen für mehr Sicherheit Ihrer Unternehmensdaten – nach innen wie nach außen.
 
Mehr Infos finden Sie in:
• Broschüre zur EMA E-Mail Archive Appliance von ARTEC
• Modellübersicht der EMA E-Mail Archive Appliance von ARTEC
 
Sie sind an der EMA E-Mail Archive Appliance von ARTEC interessiert ?
Dann sprechen Sie uns doch einfach an !
 
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